Petty cash atau kas kecil, adalah jumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk menanggulangi pengeluaran kecil sehari-hari. Dana ini umumnya digunakan untuk membayar transaksi kecil, seperti ongkos kirim, pembelian kantor kecil, atau kebutuhan mendesak lainnya.

Meskipun nominalnya kecil, pengelolaannya sangat penting dalam bisnis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengatasi pembelian kecil tanpa perlu melibatkan prosedur pengeluaran formal, meningkatkan efisiensi operasional.

Pengelolaan secara baik juga membantu memonitor dan mengontrol pengeluaran harian, menjaga keteraturan keuangan, serta memudahkan pelaporan dan audit. Mari, kenali apa itu petty cash secara mendalam di sini!

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash adalah sejumlah uang tunai kecil yang dimiliki oleh perusahaan, biasanya disimpan di tempat yang mudah diakses seperti laci terkunci atau kotak, untuk membayar pengeluaran kecil atau keperluan insidental, seperti persediaan kantor atau penggantian biaya karyawan.

Dana jenis ini termasuk kategori sumber dana yang sifatnya fleksibel dan dapat diakses secara cepat, memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan tangkas terhadap kebutuhan mendesak dan pengeluaran kecil tanpa menghambat alur kerja.

Selain itu, dana ini juga digunakan untuk bertransaksi dalam jumlah kecil yang tidak membutuhkan pembayaran lewat kredit atau cek. Salah satu contoh petty cash bisa kamu temukan pada kas kantor untuk memenuhi kebutuhan makan siang atau reimburse karyawan.

Keuntungan dan Kekurangan Petty Cash

Petty cash memberikan fleksibilitas dalam menangani pengeluaran sehari-hari perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap kebutuhan mendesak atau pembelian kecil tanpa harus melibatkan prosedur formal yang kompleks.

Selain itu, juga memberikan solusi langsung dan efisien tanpa harus menunggu proses persetujuan atau pembayaran yang lebih formal.

Selain itu, kelebihannya juga terlihat dalam kemampuannya menutupi pengeluaran rutin dan kecil, seperti pembelian persediaan kantor atau kebutuhan harian. Dengan adanya dana ini, perusahaan tidak perlu melibatkan prosedur yang rumit untuk pembelian-pembelian kecil ini, sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional.

Namun, kekurangannya melibatkan risiko keamanan, karena sulit dilacak dan rentan terhadap pencurian atau penyalahgunaan. Pengelolaannya memerlukan pemantauan dan pencatatan manual, yang dapat menjadi tugas tambahan.

Selain itu, dalam era transaksi nontunai yang semakin dominan, dana petty cash dianggap sebagai konsep lawas, dengan alternatif elektronik lebih efisien dan aman.

Petty Cash vs. Cash on Hand

Petty cash dan cash on hand merupakan istilah yang sekilas tampak mirip, tetapi memiliki perbedaan di antara keduanya. Dana ini merujuk secara khusus pada uang tunai yang dimiliki perusahaan untuk pengeluaran kecil, biasanya karena penggunaan uang tunai lebih mudah daripada menggunakan cek atau kartu kredit.

Sementara itu, cash on hand adalah segala bentuk uang tunai yang dapat diakses oleh bisnis atau dana likuid. Ini bisa berupa uang sungguhan, seperti jumlah yang belum disetorkan ke bank atau uang kertas dan koin yang disimpan di kasir untuk memberi kembalian kepada pelanggan.

Dengan begitu, perbedaan keduanya terletak pada tempat penyimpanan dan bagaimana penggunaannya. Nah, petty cash cenderung untuk kebutuhan/pengeluaran bisnis internal oleh karyawan, tetapi cash on hand merujuk pada dana yang diterima dari atau akan dikembalikan kepada pelanggan.

Kesimpulannya, dana merujuk pada sejumlah uang tunai kecil yang disimpan untuk pengeluaran kecil dan mendesak, biasanya digunakan oleh karyawan untuk keperluan sehari-hari perusahaan.

Cash on hand adalah istilah lebih umum dan mencakup segala bentuk uang tunai yang dapat diakses oleh perusahaan, termasuk petty cash, serta dana likuid lainnya seperti rekening bank atau investasi jangka pendek. Jadi, petty cash adalah bagian dari cash on hand yang lebih luas.

Pengaturan dan Penunjukan Penanggung Jawab Petty Cash

Pengaturan dan penunjukan penanggung jawab petty cash adalah langkah kunci dalam memastikan manajemen dana kecil berjalan lancar. Seorang karyawan yang dapat dipercaya dan kompeten dalam manajemen keuangan harus dipilih sebagai penanggung jawab.

Penetapan jumlah dana harus didasarkan pada kebutuhan riil perusahaan, sementara pedoman yang jelas perlu ditetapkan untuk mengarahkan penggunaan dana dengan efisien. Pencatatan awal dana dan pembentukan sistem pelaporan yang efektif membantu dalam proses rekonsiliasi dan audit.

Monitoring berkala terhadap pengeluaran dan sisa dana, disertai dengan penggantian dana saat diperlukan, menjadi langkah penting dalam menjaga kelancaran penggunaan dananya. Melibatkan penanggung jawab yang terlatih, memberikan pemahaman tentang tugas dan tanggung jawab, serta pemantauan terus-menerus, menjadikannya sebagai alat yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Proses Reimbursement (Penggantian)

Proses penggantian (reimbursement) dana petty cash setelah digunakan melibatkan beberapa langkah untuk memastikan keteraturan dan keakuratan dalam pengelolaan keuangan perusahaan.

Pertama-tama, setelah dana digunakan, penerima harus menyimpan semua bukti transaksi yang relevan seperti faktur atau kwitansi. Bukti ini penting sebagai justifikasi pengeluaran dan menjadi dasar pengajuan reimbursement.

Selanjutnya, penerima akan mengisi formulir penggantian dana. Formulir ini harus mencakup informasi rinci mengenai setiap transaksi, termasuk tanggal, deskripsi transaksi, jumlah yang dikeluarkan, dan tanda tangan penerima.

Formulir ini bertujuan untuk memberikan catatan jelas dan terperinci kepada pihak yang bertanggung jawab atas penggantian.

Proses selanjutnya adalah pengajuan formulir reimbursement ke pihak berwenang dalam perusahaan. Biasanya, proses ini melibatkan divisi keuangan atau bagian yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana perusahaan.

Pihak berwenang akan meninjau formulir dan bukti transaksi yang disertakan. Jika semuanya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan terdapat justifikasi yang memadai, proses penggantian dana dapat diotorisasi.

Setelah mendapatkan otorisasi, divisi keuangan akan menggantikan dana petty cash yang telah digunakan dengan jumlah sesuai. Penggantian ini dapat dilakukan dengan memberikan uang tunai baru atau mencatatnya sebagai kredit dalam pembukuan perusahaan, tergantung pada kebijakan yang berlaku.

Pemantauan dan Laporan Petty Cash

Dalam menyusun laporan secara akurat, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan periode pelaporan, apakah itu bulanan atau kuartalan. Selanjutnya, persiapkan dokumen pendukung dengan mengumpulkan formulir yang diisi selama periode tersebut, pastikan setiap transaksi memiliki bukti seperti faktur atau kwitansi.

Lakukan rekonsiliasi saldo awal secara teliti, membandingkan saldo petty cash pada awal periode dengan saldo laporan sebelumnya untuk memastikan konsistensi. Susun catatan transaksi dengan rapi, mencantumkan tanggal, deskripsi transaksi, penerima, dan jumlah yang dikeluarkan.

Pastikan adanya konsistensi antara catatan transaksi dengan bukti pendukung yang ada. Selanjutnya, lakukan rekonsiliasi saldo akhir dengan membandingkan saldo petty cash pada akhir periode dengan saldo laporan sebelumnya.

Periksa dengan cermat apakah semua transaksi telah dicatat dan memiliki bukti pendukung yang valid. Pastikan uang tunai telah dihabiskan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Terakhir, susun laporan dengan menyajikan informasi secara jelas dan terperinci.

Sebagai tindak lanjut, lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan dengan prosedur perusahaan, serta perbarui catatan dalam sistem akuntansi sesuai dengan laporan yang disusun.

Ketentuan Hukum dan Pajak

Penggunaan petty cash dalam operasional perusahaan melibatkan beberapa aspek hukum dan pajak yang perlu diperhatikan. Dalam konteks pajak, setiap transaksi harus dicatat dan dilaporkan dengan cermat dalam pembukuan perusahaan untuk memastikan kewajiban pajak penghasilan terpenuhi sesuai dengan ketentuan PPh 21 atau PPh 23 yang berlaku.

Adanya bukti transaksi seperti faktur atau kwitansi sangat penting untuk kepatuhan pajak, karena dapat digunakan sebagai dasar untuk mendapatkan potongan pajak yang sesuai. Selain itu, perusahaan perlu memerhatikan ketentuan PPh Pasal 4 ayat (2) yang mengatur pengenaan pajak terhadap pengeluaran tertentu.

Penting untuk menjalankan penggunaan petty cash sesuai dengan peraturan perpajakan yang berlaku dan mematuhi setiap ketentuan yang diberlakukan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Oleh karena itu, penting untuk menentukan kebijakan perusahaan terkait dengan penggunaannya, termasuk batasan maksimum setiap transaksi dan prosedur penggantian dana.

Langkah selanjutnya adalah melakukan rekonsiliasi dan audit internal secara berkala untuk memastikan keakuratan catatan dan kepatuhan dengan ketentuan hukum dan pajak yang berlaku. Pemahaman terhadap PPN juga perlu diperhatikan, terutama jika pengeluaran melibatkan pembelian barang atau jasa yang dikenakan PPN.

Terakhir, sebaiknya perusahaan mengonsultasikan praktik penggunaannya dengan ahli pajak untuk memastikan bahwa segala ketentuan hukum dan pajak terpenuhi sesuai dengan konteks dan kondisi perusahaan.

Kesimpulan

Pengelolaan petty cash merupakan aspek yang krusial dalam menjalankan operasional perusahaan, memastikan ketersediaan dana tunai untuk kebutuhan sehari-hari. Dengan menerapkan praktik pengelolaannya yang efisien dalam bisnis, kamu dapat meningkatkan efektivitas operasional dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya finansial.

Mengelola dana secara efisien bisa dimulai dengan penggunaan dompet digital dengan fitur pencatatan secara otomatis. Nah, BATPay merupakan dompet digital yang lengkap karena memiliki fitur tersebut. Dengan begitu, kamu tidak perlu repot dalam mengatur laporan keuangannya. Yuk, gunakan BATPay untuk mulai bertransaksi secara praktis!

Referensi:

https://www.investopedia.com/terms/p/pettycash.asp